Undertexter till webbinarier gör att fler deltagare kan följa med i innehållet, oavsett om de har nedsatt hörsel, tittar utan ljud eller lyssnar på ett språk som inte är deras modersmål. Den här artikeln går igenom varför textning behövs, hur realtidstextning skiljer sig från efterhandstextning, vad Teams och Zoom erbjuder, vilka tillgänglighetskrav som gäller och hur du planerar textningen inför ditt nästa webbinarium.
Vi börjar med grunderna och bygger stegvis mot praktisk tillämpning, så att du kan fatta välgrundade beslut om hur ditt digitala möte eller webbinarium ska textas.
Varför webbinarier behöver undertexter
Undertexter i digitala möten och webbinarier fyller tre funktioner: de ökar tillgängligheten, de förbättrar förståelsen och de stärker engagemanget hos deltagarna. Utan textning riskerar du att utesluta en betydande del av din publik.
I Sverige har uppskattningsvis över 1,8 miljoner personer nedsatt hörsel. Nästan hälften av dem är i arbetsför ålder. Det innebär att i ett webbinarium med hundra deltagare kan en handfull ha svårt att följa talet utan textstöd.
Textning av webbinarier gynnar dock inte bara personer med hörselnedsättning. Deltagare som tittar i bullriga miljöer, som följer med på mobiltelefonen utan hörlurar eller som lyssnar på ett andraspråk har alla lättare att hänga med när undertexter visas. Även personer med koncentrationssvårigheter, till exempel ADHD, kan ha nytta av visuellt textstöd.
Utöver tillgängligheten finns det ett tydligt engagemangsvärde. Forskning visar att textade webbinarier ger högre tittarretention och att en majoritet av deltagarna upplever att undertexter hjälper dem att behålla fokus. Det gäller oavsett om deltagarna har en funktionsnedsättning eller inte.
Sammanfattningsvis handlar undertexter till webbinarier inte bara om lagkrav. De gör ditt innehåll mer inkluderande, lättare att följa och mer effektivt. Det är en investering som kommer hela publiken till godo och som dessutom visar att din organisation tar kommunikation och tillgänglig undertextning på allvar.
Realtidstextning eller efterhandstextning, vad passar bäst?
Realtidstextning innebär att undertexter genereras medan talet pågår, antingen av AI eller av en professionell skrivtolk. Efterhandstextning innebär att undertexterna skapas i efterhand, utifrån en inspelning. Valet mellan dessa två metoder beror på ditt syfte, din kvalitetsnivå och hur materialet ska användas.
Hur realtidstextning fungerar
Vid realtidstextning omvandlas talet till text med bara några sekunders fördröjning. Plattformar som Teams och Zoom erbjuder inbyggd AI som skapar undertexter automatiskt. Alternativet är att anlita en professionell skrivtolk (CART) som skriver av talet manuellt i realtid.
AI-baserad realtidstextning är snabb och skalbar. Kvaliteten beror dock starkt på ljudmiljön, talarens tydlighet och vilket språk som talas. Professionell skrivtolkning når betydligt högre precision men kostar mer och kräver förplanering.
Hur efterhandstextning fungerar
Efterhandstextning utgår från en inspelning. Talet transkriberas, tidskodas och formateras till en undertextfil, exempelvis i SRT- eller VTT-format. Processen ger utrymme för korrekturläsning, talaridentifiering och beskrivning av relevanta ljud.
Eftersom efterhandstextning inte sker under tidspress kan kvaliteten bli avsevärt högre. Felaktigheter som uppstår i realtid, som saknad interpunktion, felstavade namn eller missade ord, kan korrigeras systematiskt. Det gör efterhandstextning till det bättre valet när materialet ska publiceras och arkiveras.
Vilket alternativ passar ditt behov?
Realtidstextning passar bäst för direktsända evenemang där deltagarna behöver textstöd i stunden: interna möten, frågestunder och löpande webbinarier. Efterhandstextning passar bäst för inspelat material som ska publiceras, delas eller arkiveras, där kvalitetskraven är högre.
I praktiken kombinerar många organisationer båda metoderna. Under det direktsända webbinariet används AI-textning för att ge deltagarna omedelbart stöd. Efteråt granskas och korrigeras texten av språkprofessionella innan inspelningen publiceras. Den kombinationen ger tillgänglighet i realtid och hög kvalitet i det publicerade materialet.
En vanlig missuppfattning är att realtidstextning räcker även för det inspelade materialet. Så är det sällan. Harvards tillgänglighetsriktlinjer understryker att realtidstexter behöver uppdateras och korrigeras i efterhand för att uppfylla kraven på publicerade undertexter.
Textning i Teams och Zoom: möjligheter och begränsningar
Både Microsoft Teams och Zoom erbjuder inbyggda funktioner för textning, men de skiljer sig åt i omfattning, kvalitet och tillgänglighet beroende på vilken licensnivå din organisation har. Här går vi igenom vad respektive plattform erbjuder och var gränserna går.
Teams textning
Microsoft Teams har stöd för automatiska undertexter på samma språk som talas i mötet. Funktionen är tillgänglig i standardlicenserna och kräver ingen extra kostnad. Deltagarna aktiverar undertexterna själva via mötesverktygsfältet.
Teams erbjuder även översatta undertexter, där varje deltagare kan välja att läsa texten på sitt eget språk. Den funktionen kräver dock en utökad licens. Teams stöder också integrering av professionell skrivtolkning (CART), där mötesarrangören bjuder in en extern skrivtolk som kopplar upp sig via en dedikerad länk.
En begränsning med Teams textning är att de automatiska undertexterna inte sparas som en nedladdningsbar undertextfil. Om du vill ha en kvalitetsgranskad SRT- eller VTT-fil för publicering behöver du skapa den i ett separat steg efter mötet.
Zoom textning
Zoom erbjuder automatiska undertexter i sina mötesrum och webbinarier. Funktionen aktiveras av värden i kontoinställningarna. Zoom har också stöd för översatta undertexter i ett antal språk, men tillgängligheten varierar beroende på abonnemang.
En viktig detalj för Zoom-textning i webbinarier är att textning från tredjepartsleverantörer bara kan tillhandahållas av värden eller en paneldeltagare, inte av vanliga deltagare. Zoom tillåter integrering av externa CART-tjänster via ett API, vilket ger möjlighet att koppla in professionella skrivtolkar.
Liksom i Teams är de automatiska undertexterna i Zoom inte avsedda att ersätta professionellt producerade undertexter för publicerat material. AI-textningen kan innehålla fel i interpunktion, namn och facktermer som behöver korrigeras i efterhand.
Gemensamma begränsningar
Varken Teams eller Zoom garanterar att deras AI-genererade undertexter uppfyller de krav som ställs på tillgängliga undertexter enligt gällande regelverk. Funktionerna är utformade som ett stöd under pågående möten, inte som en färdig tillgänglighetslösning för publicerat material.
Om din organisation behöver undertexter till digitala möten som uppfyller tillgänglighetskraven bör du se plattformarnas inbyggda funktioner som ett första steg. Det slutgiltiga materialet kräver oftast manuell granskning och korrigering av språkprofessionella. Det är särskilt viktigt för organisationer inom offentlig sektor och utbildning, där kraven är tydligt reglerade.
Inspelade webbinarier och tillgänglighetskrav
När ett webbinarium spelas in och publiceras på en webbplats eller videoplattform övergår det från att vara en direktsändning till att bli publicerat videoinnehåll. Det innebär att andra och strängare tillgänglighetskrav gäller.
I Sverige regleras tillgängligheten för digitalt innehåll av flera regelverk. Offentliga organisationer omfattas sedan tidigare av DOS-lagen, som bygger på standarden EN 301 549 och WCAG 2.1. Sedan juni 2025 gäller även EU:s tillgänglighetsdirektiv, implementerat i svensk lag, som ställer krav på att videoinnehåll ska ha synkroniserade undertexter som korrekt återger allt talat innehåll.
Kraven gäller inte bara nyproducerat material. Även äldre videor som fortfarande är publicerade på en organisations webbplats kan behöva ses över och förses med undertexter. Organisationer som inte uppfyller kraven riskerar klagomål och i förlängningen sanktioner.
I praktiken innebär detta att inspelade webbinarier bör förses med stängda undertexter (closed captions) som tittaren kan slå av och på. Undertexterna ska vara synkroniserade med talet, ha tillräcklig kontrast och storlek, och inkludera talaridentifiering samt beskrivningar av relevanta ljud. Det är här textning förbättrar tillgängligheten i webbinarier på ett konkret och mätbart sätt.
Så planerar du textning inför ett webbinarium
God textning börjar med planering innan webbinariet äger rum. Här är de viktigaste stegen att tänka på:
- Bestäm redan i planeringsfasen om webbinariet ska textas i realtid, i efterhand eller båda. Om du planerar att publicera inspelningen, räkna med efterhandstextning.
- Säkerställ god ljudkvalitet. Använd en extern mikrofon, undvik bakgrundsljud och be talarna att tala tydligt och i tur och ordning.
- Aktivera textningsfunktionen i din plattform före mötet. I Zoom görs det under kontoinställningarna, i Teams via mötesalternativen. Informera deltagarna i början av webbinariet om att undertexter finns tillgängliga.
- Om tillgänglighetskraven är höga, överväg att anlita en professionell textningsleverantör som kan granska och korrigera det slutgiltiga materialet.
En tumregel: ju fler som ska se materialet och ju längre det ska vara publicerat, desto viktigare är det att undertexterna håller hög kvalitet. För interna möten kan AI-textning räcka. För publikt material som representerar din organisation är professionell granskning en klok investering.
Behöver du hjälp med undertexter till webbinarier eller inspelade digitala möten? Kontakta oss så skickar vi en offert inom 24 timmar.
