Integritetspolicy

Senast uppdaterad 14.8.2026

Spoken Oy respekterar din integritet och behandlar personuppgifter omsorgsfullt, transparent och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter i samband med vår webbplats, våra kundrelationer, vår marknadsföring och vår övriga verksamhet.

1. Personuppgiftsansvarig

Spoken Oy
FO-nummer 2628663-3
Viipurinkatu 12 L 285
00510 Helsingfors
Finland

E-post: asiakaspalvelu@spoken.fi
Telefon: +358 50 339 2407

Kontaktperson för dataskyddsfrågor:
Jukka Ihatsu, verkställande direktör
jukka.ihatsu@spoken.fi
+358 50 359 8330

2. När är Spoken personuppgiftsansvarig och när är Spoken personuppgiftsbiträde?

Spoken är personuppgiftsansvarig när vi behandlar exempelvis kontaktuppgifter till kunder och potentiella kunder, uppgifter om webbplatsens användare, faktureringsuppgifter och personuppgifter för marknadsföringsändamål.

Material som våra kunder lämnar till oss för transkribering, textning, översättning eller andra språktjänster kan innehålla personuppgifter. För dessa uppgifter är kunden vanligtvis personuppgiftsansvarig och Spoken behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde för kundens räkning.

I sådana situationer behandlar vi personuppgifter endast enligt kundens instruktioner, den avtalade tjänsten och ett eventuellt personuppgiftsbiträdesavtal. Denna integritetspolicy ersätter inte kundens egen integritetspolicy eller ett kundspecifikt personuppgiftsbiträdesavtal.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi kan bland annat behandla följande uppgifter:

namn och kontaktuppgifter, såsom e-postadress och telefonnummer
organisation, befattning och andra uppgifter som hör samman med personens yrkesroll
uppgifter om kund- och användarkonton
uppgifter om offertförfrågningar, beställningar, avtal och kundservice
fakturerings- och betalningsuppgifter
kommunikation med oss
marknadsföringssamtycken, invändningar och uppgifter om marknadskommunikation
tekniska uppgifter och cookieuppgifter som uppkommer vid användning av webbplatsen
ansökningshandlingar och CV-uppgifter som lämnas till oss vid rekrytering.

Projektmaterial som kunden lämnar till oss kan dessutom innehålla exempelvis ljud, bild, namn, samtal eller andra personuppgifter samt, beroende på innehållet, särskilda kategorier av personuppgifter. När Spoken agerar som personuppgiftsbiträde behandlas sådana uppgifter endast för att genomföra kundens uppdrag och enligt kundens instruktioner.

4. Varför och på vilken rättslig grund behandlar vi personuppgifter?

Tillhandahållande av tjänster och hantering av kundrelationer

Vi behandlar uppgifter för att svara på offertförfrågningar, genomföra beställningar, administrera användarkonton, tillhandahålla kundservice, fakturera och hantera kundrelationer.

Behandlingen baseras på fullgörandet av avtal, åtgärder innan ett avtal ingås och, där det är tillämpligt, Spokens berättigade intresse av att hantera kundrelationer.

Rättsliga skyldigheter

Vi behandlar uppgifter för att uppfylla skyldigheter som gäller exempelvis bokföring, beskattning och andra lagstadgade krav.

Behandlingen grundar sig på en rättslig förpliktelse.

Säkerhet och utveckling av tjänster

Vi kan behandla nödvändiga uppgifter för att säkerställa våra tjänsters funktion och informationssäkerhet, förebygga missbruk och utveckla våra tjänster.

Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att upprätthålla säkra och fungerande tjänster.

Marknadsföring och kundkommunikation

Vi kan använda kontaktuppgifter för kommunikation om våra tjänster, nyheter och andra frågor som är relevanta för kunder eller potentiella kunder.

Behandlingen grundar sig på samtycke när samtycke krävs och i andra tillämpliga situationer på Spokens berättigade intresse av att bedriva relevant B2B-marknadsföring.

Det är alltid möjligt att motsätta sig marknadskommunikation.

Webbplatsanalys och mätning av marknadsföring

Vi använder cookies och liknande tekniker för att förstå hur vår webbplats används och för att mäta effekten av vår marknadsföring.

Cookies och spårningstekniker som inte är nödvändiga för webbplatsens funktion används enligt användarens cookieval.

5. Varifrån får vi personuppgifter?

Vi får personuppgifter huvudsakligen:

direkt från personen
från den organisation som personen representerar
från kunden i samband med ett uppdrag
genom användningen av vår webbplats och våra tjänster
när det är tillämpligt, från offentligt tillgängliga företags- och kontaktkällor.

6. Till vem lämnas eller överförs personuppgifter?

Vi säljer inte personuppgifter.

Vi använder betrodda tjänsteleverantörer som kan behandla personuppgifter för vår räkning. Dessa kan exempelvis omfatta:

webbhotell
moln- och lagringstjänster
system för kund- och användaradministration
e-post- och kommunikationstjänster
analys- och marknadsföringstjänster
ekonomiadministrations- och faktureringstjänster
anställda, frilansare och andra underleverantörer som deltar i produktionen av tjänsten.

Tjänsteleverantörerna får endast behandla personuppgifter i den omfattning som krävs för deras uppdrag och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vi kan även lämna uppgifter till myndigheter om detta krävs enligt lag eller genom ett lagligt myndighetsbeslut.

7. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES

Vi strävar efter att i första hand behandla kundernas projektmaterial inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller på en annan plats som är tillåten enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vissa av våra tekniska tjänsteleverantörer kan behandla personuppgifter även utanför EU eller EES.

Om personuppgifter överförs utanför EU eller EES säkerställer vi att det finns en laglig grund för överföringen. Detta kan exempelvis vara ett beslut av Europeiska kommissionen om adekvat skyddsnivå eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med eventuella nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder.

8. Informationssäkerhet för kundernas projektmaterial

Konfidentiell behandling av kundernas material är en central del av vår tjänst.

Kundprojekten hanteras i Spokens eget system, Spoken TOOL. Projektmaterial lagras i Google Cloud-miljö inom EU.

Tillgången till projektmaterial begränsas till personer som behöver materialet för att genomföra uppdraget eller administrera projektet. Användarna av systemet autentiserar sig med personliga inloggningsuppgifter och de personer som deltar i tjänsteproduktionen omfattas av sekretessförpliktelser.

Material för transkribering behandlas i Spokens kontrollerade miljö utan att materialet överförs till externa molnbaserade AI- eller språkteknologitjänster.

Vid textnings- och översättningstjänster kan vi använda betrodda tekniska tjänster från tredje part när detta är ändamålsenligt för tjänstens genomförande. I sådana fall kräver vi att materialet endast behandlas för att tillhandahålla tjänsten och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Kundmaterial används inte för att träna tredje parters AI-modeller eller andra system.

Vid behov kan vi komma överens med kunden om projektspecifika krav på informationssäkerhet och dataskydd.

9. Hur länge lagrar vi personuppgifter?

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket uppgifterna behandlas eller så länge lagen kräver.

Kundernas projektmaterial raderas från våra system senast tre månader efter att det enskilda materialet har färdigställts, om inte en annan lagringstid har avtalats med kunden.

Kund-, avtals- och faktureringsuppgifter lagras under kundrelationen och därefter så länge det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga skyldigheter, hantera eventuella rättsliga anspråk eller tillgodose andra berättigade behov.

Bokföringsmaterial lagras under de perioder som krävs enligt finsk lagstiftning.

Personuppgifter som används för marknadsföring lagras så länge de är relevanta för ändamålet eller tills personen invänder mot marknadsföringen eller återkallar sitt samtycke.

10. Cookies

Vår webbplats använder cookies och liknande tekniker.

Cookies som är nödvändiga för webbplatsens funktion kan användas när de krävs för att tillhandahålla en tjänst som användaren har begärt.

Cookies för analys, marknadsföringsmätning och annonsering används enligt användarens cookieval.

Cookieinställningarna kan ändras via webbplatsens cookieinställningar.

Om användaren godkänner marknadsföringsrelaterad spårning kan vi använda funktioner för mätning och målgrupper som tillhandahålls av annonsplattformar. I detta sammanhang kan exempelvis uppgifter om användningen av webbplatsen och, i tillämpliga fall, identifierare baserade på kontaktuppgifter behandlas.

11. Automatiserat beslutsfattande och AI

Vi använder inte personuppgifter för helt automatiserat beslutsfattande som medför rättsliga följder för en person eller på liknande sätt påverkar personen i betydande grad.

Vi kan använda AI och automatisk taligenkänning som en del av produktionen av våra språktjänster enligt våra tjänstespecifika rutiner. Användning av AI exempelvis för taligenkänning innebär inte automatiserat beslutsfattande om personer.

12. Dina rättigheter

Beroende på behandlingsgrunden och situationen kan du ha rätt att:

få information om behandlingen av dina personuppgifter
få tillgång till dina personuppgifter
begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
begära att personuppgifter raderas
begära begränsning av behandlingen
invända mot behandlingen av dina personuppgifter
få vissa uppgifter överförda från ett system till ett annat
när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat.

Alla rättigheter är inte tillämpliga i alla situationer.

Kontakta vår kontaktperson för dataskyddsfrågor om du vill utöva dina rättigheter.

Om du anser att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet. I Finland är tillsynsmyndigheten Dataombudsmannens byrå.

13. Informationssäkerhet

Vi skyddar personuppgifter med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder med hänsyn till uppgifternas karaktär och riskerna med behandlingen.

Vi använder bland annat begränsade åtkomsträttigheter, användarautentisering, sekretessförpliktelser och kontrollerade informationssystem för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, förlust eller utlämnande.

Eventuella personuppgiftsincidenter hanteras i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och rapporteras till myndigheter och registrerade när detta krävs enligt lag.

14. Ändringar av denna integritetspolicy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när vår verksamhet, de tjänster vi använder eller lagstiftningen förändras.

Den aktuella versionen publiceras på vår webbplats och datumet för den senaste uppdateringen anges högst upp på sidan.